Systemeinstellungen (SurvNet-Optionen)
In den 
SurvNet-Optionen können verschiedene Standardeinstellungen vorgenommen werden. Die SurvNet-Optionen sind über die gleichnamige Schaltfläche SurvNet-Optionen am Ende des Startmenüs zugänglich. Alternativ können sie auch direkt über die Taste F2 aufgerufen werden.
Die Konfigurationsmöglichkeiten von SurvNet@RKI sind auf folgende Register verteilt, von denen einige nur für Nutzer mit Administrator-Rechten sichtbar sind:
- Allgemein
- Generierung
- Datenschutz
- Fristen für Fallzuordnung
- Transport
- Rechteverwaltung (nur für Administratorinnen/ Administratoren)
- Benutzerverwaltung (nur für Administratorinnen/ Administratoren)
- Zusätzliche Eigenschaften (nur für Administratorinnen/ Administratoren)
- DEMIS (nur für Administratorinnen/ Administratoren)
- Nutzerportal (nur für Administratorinnen/ Administratoren)
Die Anzeige der SurvNet-Optionen richtet sich nach Profil der Nutzerin/ des Nutzers: Nur Administratoren haben Zugriff auf die Rechte- und die Benutzerverwaltung sowie auf die Einstellungen für Zusätzliche Eigenschaften, den Abruf elektronischer Meldungen (DEMIS) und eine gegebenfalls bestehende Verbindung zu einem kommerziellen Nutzerportal.
Darüber hinaus kann die Administratorin/ der Administrator festlegen, welche Einstellungen in den SurvNet-Optionen von Nutzerinnen und Nutzer ohne Admin-Rechte verändert werden dürfen. Dazu kann für jedes Feld festgelegt werden, ob eine 
Änderung zugelassen oder ausdrücklich verweigert wird 
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SurvNet-Optionen - Allgemein
Im Register Allgemein, Abschnitt Anzeige lassen sich sowohl Schriftart als auch Schriftgröße der Benutzeroberfläche von SurvNet@RKI einstellen. Außerdem kann die maximale Anzahl der kürzlich geschlossenen Datensätze bzw. Abfragen für die Anzeige festgelegt werden, die im linken Seitenpanel der Startansicht und in der rechten Spalte des Startmenüs angezeigt werden. Darüber hinaus lässt sich festlegen, wie viele zuletzt angelegte Fälle bzw. Ausbrüche im Gesundheitsamt oder zuletzt importierte Fälle bzw. Ausbrüche bei Landesstelle und RKI im Register Neue Fälle bzw. Neue Ausbrüche der Startansicht angezeigt werden. Für Felder mit Datumsauswahl werden kontextbezogene Hinweise eingeblendet. Diese Hinweise unterstützen die korrekte Bedienung der Anwendung sowie die ordnungsgemäße Erfassung und Speicherung von Daten. Bei Bedarf kann die Anzeige des Hinweises in den SurvNet-Optionen dauerhaft ausgeblendet werden (ab Version 3.48.0).
Datensätze bearbeiten
Wird ein Datensatz von einer Nutzerin oder einem Nutzer bearbeitet, kann er durch weitere Nutzerinnen und Nutzer nur im Ansichtsmodus geöffnet werden und ist damit für die Bearbeitung gesperrt. Im Abschnitt Bearbeitung von Datensätzen kann die Administratorin oder der Admin festlegen, nach wie vielen Minuten die Datensatzsperre geprüft und ggf. manuell aufgehoben werden darf. Dadurch kann der Datensatz anschließend von einer anderen Nutzerin/ einem anderen Nutzer bearbeitet werden.
Datensätze automatisch abschließen
Im Abschnitt Automatisches Abschließen von Datensätzen kann festgelegt werden, nach wie vielen Wochen der Bearbeitungsstatus von Fällen bzw. Meldungen über den Aufruf der entsprechenden Funktion im Startmenü auf abgeschlossen gesetzt werden kann.
Voreinstellungen treffen
Üblicherweise erfasst jedes Gesundheitsamt nur Fälle für den eigenen Landkreis. Im Abschnitt Voreinstellungen können jedoch bis zu drei Meldelandkreise für das Anlegen neuer Fälle ausgewählt werden. Diese Meldekreise werden am Anfang der ansonsten alphabetischen sortierten Auswahlliste angezeigt. Der erste Meldelandkreis in den Voreinstellungen wird zudem in das Datenblatt eines jeden neu angelegten Falles übernommen. Dort kann er bei Bedarf geändert werden.
Hauptsoftware eintragen
Wird SurvNet@RKI als Modul innerhalb einer anderen Fachanwendung verwendet, muss diese in den Voreinstellungen unter Hauptsoftware eingetragen werden. Wird zum Beispiel Mikropro Health verwendet, sollte im Feld Hauptsoftware der Name der Software (Mikropro) eingetragen werden.
Testversion einrichten
Eine weitere SurvNet@RKI-Installation mit eigener Datenbank kann als Testversion ausgeführt werden. Nach Aktivierung der Option Testversion durch die Administratorin/ den Administrator werden die Verbindungen zum SurvNet-Testservice und zum DEMIS-Testsystem aktiviert.
Die Testversion ist durch verschiedene Hinweise kenntlich gemacht. Beispielsweise durch eine Farbgebung der Datenblätter und eine Warnung in der Statusleiste.
In der Testversion wird der Versand von E-Mails vollständig unterbrochen.
Zusätzlich müssen in der Testversion die weiteren Einstellungen für die Verbindung zur Testdatenbank, Transportpfade, Anschreibenpfade, Benutzer und Rechte durch die Administratorin/ den Administrator manuell vorgenommen werden.
SurvNet-Optionen - Generierung
Im Register Generierung können der Ordner für Anschreiben, Labelformate für Adressen und Aktenzeichen festgelegt werden.
Anschreiben
Im Abschnitt Anschreiben des Abschnitts Generierung geben Sie den Ordner an, in dem die Vorlagen für Anschreiben gespeichert sind. Für eine bessere Übersicht können Sie den Ordner in Unterordner aufteilen. Diese Unterordner können beim Aufrufen der Anschreiben-Vorlagen im Register Adresse der Menüleiste ausgewählt werden.
In den weiteren Abschnitten legen Sie fest, wie bestimmte vom System erzeugte Feldinhalte und Feldgruppen dargestellt werden.
Labelformate für Adressen
Im Abschnitt Labelformate für Adressen legen Sie das Format des Adressblocks fest. Dieser wird in der Adressübersicht angezeigt und kann für Anschreiben verwendet werden. Dazu stehen alle Felder, die im Adress-Datenblatt erfasst werden, zur Verfügung.
Aktenzeichen
Im Abschnitt Aktenzeichen legen Sie fest, wie automatisch erzeugte Aktenzeichen für Fälle, Ausbrüche und Adressen aufgebaut werden. Für die Gestaltung stehen verschiedene Felder und Systemvariablen zur Verfügung. Systemvariablen werden in eckigen Klammern angegeben. Zusätzlich können Sie beliebigen Text in das Aktenzeichen aufnehmen.
Das Standardformat für Fälle lautet:
[Type][Year]-[AutoIncrementPerYearAndRecordType]
Damit werden Fälle innerhalb eines Jahres fortlaufend nummeriert, unabhängig von der jeweiligen Krankheit.
Wenn die Nummerierung für jede Krankheit getrennt erfolgen soll, verwenden Sie stattdessen:
[Type][Year]-[AutoIncrementPerYearAndType].
Für alle übrigen Datensatztypen (Adressen, Annotationen, Ausbrüche, …) lautet das Standardformat:
[Type][Year]-[AutoIncrementPerYearAndType]
Damit werden die Datensätze innerhalb eines Jahres fortlaufend und getrennt nach Datensatzkategorie nummeriert. Adressen werden beispielsweise getrennt nach Personenadressen und Einrichtungsadressen gezählt. Gleiches gilt für Annotationen wie Anhänge, Aufgaben, Kommentare und Notizen.
Um alle Systemvariablen anzuzeigen, die für die Generierung von Aktenzeichen zur Verfügung stehen, bewegen Sie den Cursor über das 
Infozeichen im Abschnitt Aktenzeichen des Registers Generierung.
SurvNet-Optionen - Datenschutz
Für die Bearbeitung von Fällen im Gesundheitsamt sind personenbezogene Angaben zur Patientin/ zum Patienten erforderlich. Sobald ein Fall abgeschlossen ist, sollte die Verknüpfung zwischen den Fall- und Personendaten in SurvNet@RKI gelöscht werden. Im Register Datenschutz der SurvNet-Optionen können Sie für jede Übermittlungskategorie festlegen, wie lange der Personenbezug eines Falls erhalten bleiben soll. Der Zeitraum beginnt mit dem Meldedatum. Wenn im Startmenü unter SurvNet-Optionen auf die Schaltfläche 
Löschen von personenbezogenen Daten von einer dazu berechtigten Person geklickt wird, werden alle Patientenbezüge gelöscht, deren festgelegter Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.
Auch für Angaben, die sich auf den Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin beziehen, kann ein Aufbewahrungszeitraum festgelegt werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die entsprechenden Angaben gelöscht, wenn auf 
Löschen von Bearbeiterinformationen geklickt wird.
SurvNet-Optionen - Transport
Allgemein
Für die Datenübermittlung enthalten Transport- und Quittungsdateien Angaben zu Absender und Empfänger. Diese Angaben werden auch für die Benennung der zu übertragenden Dateien verwendet.
Im Abschnitt Allgemein der Transport-Einstellungen tragen Sie die Lokale SurvNet@RKI-Nummer (Kennung) der Einrichtung ein, die die Transport- oder Quittungsdatei erstellt und versendet. Außerdem können Sie hier die maximale Anzahl von Datensätzen in einer Exportdatei festlegen. Die Voreinstellung beträgt 750 Datensätze. Enthält eine Übermittlung mehr transportfähige Datensätze als festgelegt, erstellt SurvNet@RKI automatisch mehrere Exportdateien.
INFO Die Kennung der Übermittlungsstellen wird vom RKI vorgegeben und muss unverändert verwendet werden. Die Kennung leitet sich aus der Landkreiskennziffer ab und besteht für Gesundheitsämter meist aus einer 4-teiligen, durch Punkte getrennten Angabe, z.B. 1.09.1.61. für das Gesundheitsamt Ingolstadt:
- 09 = Bayern
- 1 = Regierungsbezirk Oberbayern
- 61 = Stadtkreis Ingolstadt
Für Nebenstellen von Gesundheitsämtern wird noch ein fünfter Teil angehängt. Die Landesstellen haben eine zweiteilige Kennungen, so z. B. 1.09. Bayern hat die Kennung 09 und das RKI die 1. gekennzeichnet.
Lokale Ordner
Im Abschnitt Lokale Ordner legen Sie fest, in welchen Verzeichnissen die während des Transportvorgangs erzeugten Dateien gespeichert werden.
Die Bezeichnung und Funktion der einzelnen Ordner werden in Kapitel 5.4 näher erläutert.
Im Feld Standardpfad legen Sie fest, in welchem Verzeichnis SurvNet@RKI die für den Transport benötigten Ordner anlegt. Für jeden lokalen Ordner kann unabhängig vom Standardpfad ein eigener Pfad festgelegt werden.
Webservice-Einstellungen
Im Abschnitt Webservice-Einstellungen ist festgelegt, dass zur Übermittlung der vom RKI bereitgestellte Webservice verwendet wird. Für die Nutzung des Webservice ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Weitere Informationen dazu finden Sie im Handbuchabschnitt 6.3. Bei der Konfiguration des Webservice-Zugriffs können Sie außerdem festlegen, welche Webservice-Funktionen genutzt werden sollen. Bei einer langsamen Internetverbindung kann es sinnvoll sein, die Funktionen RSS und Straßensuche nciht zu verwenden.
E-Mail-Versendung
Im Abschnitt E-Mail-Versendung lefgen Sie die Einstellungen für den E-Mail-Transport fest. Dieser Abschnitt ist nur noch für Landesstellen relevant, wenn Gesundheitsämter ihre Transportdateien aus Fremdanwendungen per E-Mail versenden. Geben Sie zunächst das Outlook-Profil an. Damit legen Sie fest, welches Postfach für den Versand über MS Outlook verwendet wird.
Zusätzlich können Sie folgende Einstellungen festlegen:
- Betreff und Inhalt der automatisch erstellten E-Mails
- den MS-Outlook-Ordner, in dem verarbeitete E-Mails nach dem Einlesen abgelegt werden
- die Antwortadresse für die E-Mails
INFO Wenn die Option Automatisch aktiviert ist, werden alle adressierbaren E-Mails direkt versendet, ohne dass sie vor dem Versand bearbeitet werden können. Wenn die Option automatisch deaktiviert ist, öffnet SurvNet@RKI die avorbereitete E-Mail in MS Outlook. Die E-Mail enthält bereits die Empfängeradresse und den Dateianhang. Der Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin muss sie anschließend selbst versenden. In diesem Fall kennzeichnet SurvNet@RKI die Exportdateien als versendet, sobald die E-Mail tatsächlich versendet wurde.
Wenn der Versand von mehreren wechselnden Bearbeitern durchgeführt wird, empfiehlt es sich, einen E‑Mail-Verteiler als Antwortadresse einzutragen. So erhalten alle zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Quittungsdatei und sind über den erfolgreichen Abschluss der Übermittlung informiert. Mit dem Empfang der Quittungsdatei sind dann alle Mitarbeiter über den Vollzug des Transportes informiert.
SurvNet-Optionen - Benutzerverwaltung (inkl. Passwortänderung)
In der Nutzeransicht der Benutzerverwaltung können Sie persönliche Angaben zu Ihrem Benutzerkonto hinterlegen, z. B. Kontaktdaten oder eine Raumnummer.
INFO Angaben zu Name, Raumnummer und Telefonnummer werden bei der Generierung von Anschreiben verwendet. Damit diese Angaben korrekt übernommen werden können, sollten die Felder möglichst vollständig ausgefüllt sein.
Passwort ändern
Wenn für Ihre Anmeldung die SurvNet@RKI-Authentifizierung verwendet wird, sollten Sie das vom Administrator festgelegte Startpasswort ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf
Passwort ändern. Es öffnet sich das Dialogfenster Neues Passwort festlegen. - Geben Sie das neue Passwort ein.
- Bestätigen Sie mit
OK.
Benutzer anlegen
In der Administratoransicht der Benutzerverwaltung können Sie neue Nutzerinnen und Nutzer anlegen, vorhandene Nutzerinnen und Nutzer löschen und Benutzerrechte individuell vergeben. Die verfügbaren Rechte werden im Handbuchabschnitt 6.2.6 beschrieben.
Um eine neue Nutzerin/ einen neuen Nutzer anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf
Neuer Benutzer. In der Liste der Benutzer erscheint: Neuer Benutzer. - Tragen Sie im Feld Benutzername den Benamen ein. Der Name erscheint in der Liste der Nutzer.
- Füllen Sie möglichst alle Felder aus, insbesondere den kurzen und langen Anzeigenamen sowie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Faxnummer.
- Legen Sie eine gewünschte Anmeldeart fest.
Anmeldeart festlegen
Es stehen zwei Anmeldearten zur Verfügung.
- Windowsanmeldung: Wenn die Benutzerin/ der Benutzer sich mit seinem Windows-Benutzerkonto am Rechner bzw. Netzwerk anmeldet, aktivieren Sie die Windowsanmeldung. Der Benutzername muss in diesem Fall im Format „
<Nutzername>” angegeben werden. - SurvNet@RKI-Authentifizierung: Wenn die Windowsanmeldung nicht aktiviert ist, verwendet die Benutzerin/ der Benutzer die SurvNet@RKI-Authentifizierung. Die Benutzerin/ der Benutzer meldet sich mit dem Benutzernamen an, unter dem sie/ er in der Benutzerverwaltung angelegt wurde. Als Startpasswort wird zunächst der Benutzername verwendet. Dabei muss die Groß- und Kleinschreibung genau beachtet werden. Das Startpasswort sollte anschließend geändert werden.
Benutzer deaktivieren
Um eine Benutzerin/ einen Benutzer vorübergehend zu deaktivieren:
- Markieren Sie den gewünschten Benutzer in der Benutzerliste.
- Setzen Sie ein Häkchen bei Account ist deaktiviert.
Die Benutzerin/ der Benutzer kann sich anschließend nicht mehr anmelden.
Benutzer löschen
Um eine Benutzerin/ einen Benutzer zu löschen:
- Markieren Sie die gewünschte Nutzerin/ den gewünschten Nutzer in der Benutzerliste.
- Klicken Sie auf
Benutzer löschen.
INFO 1 Die vom System angelegten Benutzerinnen/ Benutzer SurvNetAdmin, SurvNetArchiv, SurvNetReader, SurvNetUser und System werden für die vollständige Funktionalität von SurvNet@RKI benötigt. Sie können weder deaktiviert noch gelöscht werden.
INFO 2 In den technischen Informationen eines Datensatzes wird als Bearbeiter die Nutzerin/ der Nutzer bzw. Anzeigename der Person angezeigt, die den Datensatz angelegt hat. Über eine Abfrage können Sie gezielt nach Datensätzen suchen, die von einem bestimmten Mitarbeitenden (Benutzerin/ Benutzer) angelegt wurden. Die Benutzerin/ der Benutzer bzw. der Anzeigename wird jedoch nicht an die Landesstelle oder das RKI übermittelt.
SurvNet-Optionen - Rechteverwaltung (Administratoransicht)
In der Rechteverwaltung können Sie für jede Benutzerin/ jeden Benutzer von SurvNet@RKI festlegen, welche Funktionen diese/ dieser nutzen darf. Die einzelnen Rechte können unabhängig voneinander vergeben werden. Dazu setzen Sie in der jeweiligen Spalte ein Häkchen.
Folgende Rechte stehen zur Verfügung:
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INFO Wenn einer Benutzerin/ einem Benutzer keine Rechte zugewiesen sind, hat sie/ er ausschließlich *Lesezugriff auf die Daten der lokalen Datenbank. Sie/ er kann weder neue Datensätze anlegen oder bearbeiten, noch Transportvorgänge durchführen.
SurvNet-Optionen – Zusätzliche Eigenschaften (Administratoransicht)
Zusätzliche Eigenschaften sind vorgefertigte Felder oder Feldgruppen, mit denen Datensätze erweitert werden können. Sie ermöglichen die standardisierte Erfassung von Informationen, für die im normalen Datensatz keine passenden Felder vorhanden sind.
Für jede zusätzliche Eigenschaft können Sie in den erweiterten SurvNet-Optionen festlegen:
- Aktiv – Die zusätzliche Eigenschaft wird zur Auswahl angeboten.
- Obligatorisch – Die zusätzliche Eigenschaft wird beim Anlegen eines passenden Datensatzes automatisch eingefügt.
- Übermitteln – Die zusätzliche Eigenschaft wird standardmäßig bei der Datenübermittlung berücksichtigt.
Eine als obligatorisch gekennzeichnete zusätzliche Eigenschaft wird nur in dem vorgesehenen Kontext automatisch eingebaut. Beispielsweise kann eine zusätzliche Eigenschaft zur Erfassung von impfpräventablen Krankheiten so eingerichtet werden, dass sie automatisch nur bei entsprechenden Fällen eingefügt wird. Bei einem Fall zu einer nicht impfpräventablen Krankheit wird diese Eigenschaft nicht automatisch eingefügt. Sie kann dort auch nicht manuell hinzugefügt werden.
SurvNet-Optionen – DEMIS (Administratoransicht)
In einigen Großstädten gibt es für die Betreuung von Tuberkulose-Fällen eine eigene TB-Stelle mit einer eigenen SurvNet-Kennung. In diesem Fall kann im Register DEMIS festgelegt werden, welche Instanz für welche DEMIS-Meldungen zuständig ist.
Zuständigkeit für DEMIS-Meldungen
Im Abschnitt Zuständigkeit für DEMIS-Meldungen kann eine TB-Stelle festlegen, dass sie ausschließlich Tuberkulose-Meldungen bearbeitet. Die übrigen Instanzen können entsprechend festlegen, dass sie für alle Meldungen außer Tuberkulose-Meldungen zuständig sind.
Abruf der DEMIS-Meldungen
Im Abschnitt Abruf der DEMIS-Meldungen wird angezeigt, wann die letzte Meldung in der Instanz abgerufen wurde. Dieser Zeitpunkt wird bei jedem erneuten Abruf aktualisiert. Wenn der Abrufzeitpunkt auf einen früheren Zeitpunkt zurückgesetzt wird, ruft SurvNet@RKI alle Meldungen, die auf dem DEMIS-Server noch vorhanden sind, ab diesem Zeitpunkt erneut ab.
INFO Setzen Sie den Abrufzeitpunkt nur nach Rücksprache mit der SurvNet-Hotline zurück.
Automatische Meldungsverarbeitung
Wenn sehr viele Meldungen eingehen, z. B. während einer Pandemie, kann die automatische Meldungsverarbeitung beim Meldungsimport verwendet werden. Dadurch können Folgemeldungen automatisch bereits vorhandenen Fällen zugeordnet werden. Dazu legen Sie für jede Übermittlungskategorie fest, wie groß der maximale zeitliche Abstand zwischen dem Meldedatum eines bestehenden Falls und dem Datum einer eingehenden Folgemeldung sein darf. Liegt der Abstand innerhalb des festgelegten Zeitraums, ordnet SurvNet@RKI die Folgemeldung automatisch dem bestehenden Fall zu.