Annotationen anlegen
Bei der Bearbeitung von Fällen und Ausbrüchen sind häufig umfangreiche Recherchen erforderlich, um eine Fallmeldung oder ein Ausbruchsgeschehen richtig einzuschätzen. Wenn mehrere Mitarbeitende an der Bearbeitung beteiligt sind, müssen sie über den aktuellen Stand der Ermittlungen und die bereits durchgeführten oder noch geplanten Maßnahmen informiert werden.
Annotationen bieten in SurvNet@RKI verschiedene Möglichkeiten, zusätzliche Informationen zu einem Datensatz zu erfassen. Sie können damit:
- Einträge in einem Datenblatt näher erläutern,
- den Bearbeitungsstand dokumentieren,
- geplante oder noch ausstehende Arbeiten festhalten oder
- einen Datensatz durch ein Dokument ergänzen.
Annotationen, die innerhalb einer Einrichtung (Gesundheitsamt, Landesstelle oder RKI) angelegt wurden, können von allen Benutzerinnen und Benutzern dieser Einrichtung bearbeitet werden.
Öffentliche Annotationen
Annotationen dienen in erster Linie der internen Abstimmung und Dokumentation. Mit Ausnahme von Notizen können sie jedoch auch zur Übermittlung freigegeben werden. Dazu müssen sie als öffentlich gekennzeichnet werden.
So können beispielsweise Informationen aus einfachen Befragungen von Patientinnen und Patienten im Gesundheitsamt erfasst und zusammen mit dem zugehörigen Datensatz an die Landesstelle bzw. das RKI übermittelt werden.
INFO: Zur Übermittlung freigegebene Annotationen werden nur zusammen mit einem übermittlungsfähigen Datensatz übertragen. Annotationen von Adressen werden beispielsweise nicht übermittelt.
Annotationen anzeigen und Datenschutz kennzeichnen
Aufgaben, Notizen und Kommentare können Sie mit einem Doppelklick in der Detailansicht öffnen. Mit der Markierung Keine personenbezogenen Daten bestätigt die Benutzerin bzw. der Benutzer, dass die Annotation keine personenbezogenen oder datenschutzrelevanten Informationen enthält.
Ist dieses Merkmal nicht gesetzt, werden Betreff und Inhalt der Annotation nach Ablauf der in den SurvNet-Optionen (siehe Abschnitt 6.2.3) festgelegten Frist zusammen mit den anderen personenbezogenen Daten gelöscht.
Annotationen als schreibgeschützt markieren
Um zu verhindern, dass eine Annotation versehentlich gelöscht oder geändert wird, können Sie sie als schreibgeschützt markieren.
Der Schreibschutz kann jederzeit wieder aufgehoben werden, wenn eine Bearbeitung erforderlich ist.
Wenn Bearbeitungsschritte dauerhaft und ohne nachträgliche Änderungsmöglichkeit dokumentiert werden sollen, verwenden Sie das Protokoll (siehe Abschnitt 3.2.8).
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Ansicht der Annotation ändern
Neben der standardmäßigen, sogenannten Kachelansicht für Annotationen gibt es auch eine Listenansicht. Um zwischen den Ansichten zu wechseln, klicken Sie auf Ansicht umschalten am rechten oberen Rand des Annotationen-Abschnitts. Sind mehr als sechs Annotationen vorhanden, werden diese automatisch in der Listenansicht dargestellt.
Die Listenansicht kann über die Schaltfläche 
Vergrößern zur Vollansicht erweitert bzw. in einem eigenen Datenblatt geöffnet werden. In der Vollansicht können die Annotationen gezielt nach bestimmten Kriterien gefiltert und die angezeigten Einträge ausgedruckt werden. Zudem können in der Vollansicht die Annotationen gezielt nach bestimmten Kriterien gefiltert und die Annotationen ausgedruckt werden.
Notizen anlegen
Notizen dienen ausschließlich der internen Dokumentation innerhalb des Gesundheitsamtes, der Landesstelle oder des RKI und werden grundsätzlich nicht transportiert.
Mit Notizen können Informationen festgehalten werden, die weder einen Kommentar noch eine konkrete Aufgabe darstellen, aber für die weitere Bearbeitung oder Bewertung eines Datensatzes hilfreich sein können.
Datensätze, die eine Notiz mit einem bestimmten Schlüsselwort enthalten und dadurch entsprechend gekennzeichnet sind, können über die Datensatzsuche (siehe 2.2.1) gezielt gefunden werden. Auf diese Weise lassen sich entsprechende Datensätze ohne aufwendige oder komplexe Abfragen schnell ermitteln.
Um Fälle, Ausbrüche oder Adressen mit einer oder mehreren Notizen zu versehen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Abschnitt
Annotationen des Datenblattes oder in der Registerkarte Allgemein Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste > 
Notiz hinzufügen. Alternativ können Sie die Tastenkombination (Strg+I,N) verwenden. Im Abschnitt Annotationen erscheint ein rotes Feld, beschriftet mit Kein Betreff und Keine Beschreibung. - Erweitern Sie die Ansicht durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche
in der Titelzeile der Notiz oder durch Doppelklick auf die Notiz. - Tragen Sie im Feld Betreff einen kurzen Titel bzw. ein Stichwort ein.
- Formulieren Sie den Inhalt ihrer Notiz im dafür vorgesehenen Freitextfeld.
- Speichern Sie die Notiz mit dem Befehl
am unteren Rand des Feldes oder über den Befehl 
Alle Annotationen speichern am oberen Rand des Annotationen-Abschnitts oder über den Befehl 
Alle speichern in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste. Alternativ können Sie die Tastenkombination Alt+Shift+S verwenden.
Um eine Notiz wieder zu löschen, klicken Sie auf 
am unteren Rand der betreffenden Notiz.
TIPP In der Datensatzsuche kann gezielt nach Stichworten im Betreff und in der Beschreibung von Annotationen gesucht werden. Schränken Sie die Suche dazu auf den Datensatztyp ein, der die gesuchte Annotation enthält (Fall, Ausbruch oder Adresse). Damit Betreff und Inhalt von Notizen in die Suche einbezogen werden, wählen Sie in den Suchoptionen unter Suchen nach: die Option -Alle- oder Kommentar aus.
Kommentare anlegen
Zum besseren Verständnis eines Falles oder Ausbruchs kann es hilfreich sein, im Abschnitt Annotationen des Datenblattes, einen oder mehrere Kommentare einzufügen. Hier können beispielsweise durchgeführte Maßnahmen dokumentiert, Bemerkungen über den Verlauf weiterer Recherchen festgehalten oder Angaben im Datenblatt näher erläutert werden.
Um Fälle, Ausbrüche oder Adressen mit einem Kommentar zu versehen, wählen Sie den Befehl 
Kommentar hinzufügen (oder alternativ die Tastenkombination Strg+I,C) und gehen Sie analog zur Beschreibung unter 3.10.1 vor. Kommentare werden im Abschnitt Annotationen als gelbe Felder in chronologischer Reihenfolge zusammen mit Notizen (3.10.1), Aufgaben (siehe 3.10.3) und Anhängen (3.10.4) angezeigt.
Kommentare können für den internen Gebrauch und/ oder für übergeordnete Stellen bestimmt sein. Die Übermittlung eines Kommentars wird dann erforderlich, wenn dieser einen Eintrag im Fall- oder Ausbruchs-Datenblatt näher spezifiziert und diese Information für die Bewertung des Falles/ Ausbruchs von Bedeutung ist. Findet sich beispielsweise für ein Feld des Datenblattes kein passender Eintrag in der Auswahlliste und wird andere/ sonstige ausgewählt, sollte ein Kommentar angelegt werden. Im Betreff sollte dabei der Name des betreffenden Feldes angegeben werden; im Inhalt wird die konkrete Auswahl bzw. Angabe näher erläutert.
Soll der Kommentar transportiert werden, setzen Sie das Häkchen im Feld öffentlich am unteren Rand des Kommentars.
Ein Datensatz kann nicht nur vom Eigentümer mit einem Kommentar versehen werden. Auch Landesstelle und RKI können erläuternde Kommentare oder Randbemerkungen zu Datensätzen anfügen, die sie nicht selbst angelegt haben. Diese können dann auch zurück an die Landesstelle/ das Gesundheitsamt übermittelt werden. Die Rückübermittlung von Kommentaren ersetzt jedoch nicht den üblichen Kommunikationsweg (z. B. E-Mails und Telefonate) zur Klärung von Fragen z. B. zu Fällen, die der Einzelfallkontrolle bedürfen. Die Kommentarfunktion der Annotationen ist ausdrücklich keine Dialog-/ oder Chatfunktion.
Um einen Kommentar wieder zu löschen, klicken Sie auf am unteren Rand des betreffenden Kommentars.
INFO Um sicherzustellen, dass der Inhalt eines Kommentars zu einem Datensatz auch nach Verstreichen der in den SurvNet-Optionen eingestellten Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt, muss bestätigt werden, dass dieser keine personenbezogenen Angaben enthält.
Dokumentenanhänge hinzufügen
Sofern sich ein Fall, ein Ausbruch oder eine Adresse durch einen oder mehrere Kommentare nicht ausreichend erläutern lässt, besteht die Möglichkeit, dem Datensatz ein externes Dokument anzuhängen. Folgende Dateiformate werden hierbei unterstützt:
- “doc”, “docm”, “docx”, “dot”, “dotm”, “dotx”, “odt”, “rtf”, “pdf”, // word
- “jpg”, “jpeg”, “png”, “tif”, “tiff”, “gif”, “bmp”, “svg”, “eps”, “ps”, // images
- “ppt”, “pptm”, “pptx”, “odp”, // powerpoint
- “txt”, “csv”, “xml”, “qui”, “msg”, “eml”, “xps”, // misc
- “xls”, “xlsm”, “xlsx”, “xlsb”, “xltx”, “xltm”, “xlt”, “prn”, “dif”, “ods”, // excel
- “zip”, “7z”, “rar”, “gz”, “gzip”, “tar” // archives
Die Datei wird dann unter einem internen Namen in der SurvNet-Datenbank gespeichert.
Um Fälle, Ausbrüche oder Adressen mit einem Anhang zu versehen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das gewünschte Datenblatt beispielsweise ein Fall-Datenblatt.
- Wählen Sie im Abschnitt Annotationen des Datenblattes oder in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste
Anhang hinzufügen. Alternativ können Sie die Tastenkombination (Strg+I,A) verwenden. Im Abschnitt Annotationen erscheint ein grünes Feld, beschriftet mit Kein Betreff und Keine Beschreibung. - Erweitern Sie die Ansicht des Anhangs durch Klick auf
in der Titelzeile oder mittels Doppelklick auf den Anhang. - Tragen Sie im Feld Betreff einen kurzen Titel ein.
- Geben Sie eine Beschreibung des Anhangs im dafür vorgesehenen Freitextfeld.
- Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie auf
. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die anzuhängende Datei ausgewählt werden kann. - Bestätigen Sie Ihre Auswahl. Im Feld Dokument des Angangs erscheint der Dateiname des angefügten Dokuments.
- Soll der Anhang transportiert werden, setzen Sie das Häkchen im Feld öffentlich am unteren Rand des geöffneten Anhangs.
- Speichern Sie den Anhang mit dem ihm beigefügten Dokument über den Befehl am unteren Rand des Anhangs oder über den Befehl Alle speichern in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination (Alt+Shift+S) verwenden.
TIPP Ab SurvNet@RKI-Version 3.9.25 können Sie ein Dokument auch per Drag & Drop einfügen. Ziehen Sie dazu das Dokument aus dem SurvNet-externen Verzeichnis einfach auf die freie Annotationenfläche oder auf eine neu angelegte ‚Kachel’ eines Dokumentenanhangs.
Einem Datensatz können auch mehrere Anhänge hinzugefügt werden. Diese werden gemeinsam mit den vorhandenen Notizen, Kommentaren und Aufgaben (siehe 3.10.1, 3.10.2 und 3.10.3) in chronologischer Reihenfolge im Abschnitt Annotationen dargestellt.
Ist ein Dokument im Anhang vorhanden, wird dies durch eine farbige Markierung in der rechten unteren Ecke des Anhangsfeldes gekennzeichnet:
- rot: kein Dokument angefügt
- grün: Dokument vorhanden
Um einen Anhang wieder zu löschen, klicken Sie auf am unteren Rand des betreffenden Anhangs.
INFO Um sicherzustellen, dass der Inhalt eines Anhangs (der frei von personenbezogenen Angaben ist) zu einem Datensatz auch nach Verstreichen der in den SurvNet-Optionen eingestellten Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt, muss bestätigt werden, dass dieser keine personenbezogenen Angaben enthält.
Protokolleintrag erstellen
Das Protokoll dient dem internen Gebrauch und kann, im Gegensatz zu Kommentaren, Aufgaben und Dokument-Anhängen, nicht übermittelt werden. Während sich Notizen und andere Annotationen bearbeiten und löschen lassen, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben, sind Einträge im Protokoll im Nachhinein nicht veränderbar. Zu jedem Eintrag werden Datum, Uhrzeit und Bearbeiterin/ Bearbeiter automatisch festgehalten.
Um einen Protokoll-Eintrag vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
- Schreiben Sie Ihren Protokolleintrag in das Freitextfeld am unteren Rand des Protokoll-Abschnitts im Datenblatt.
- Klicken Sie auf
Eintrag hinzufügen.
TIPP Nach Klick auf die Schaltfläche
Vergrößern öffnet sich das Protokoll in einem eigenen Fenster. Durch Doppelklick auf die Überschrift des Fensters (Protokoll des Datensatzes…) lässt sich das Protokoll auf Vollbild-Ansicht vergrößern.