Aufgaben verwalten

Zur Verwaltung und Dokumentation noch ausstehender oder bereits erledigter Aufgaben können diese wie folgt notiert werden:

• Klicken Sie im Abschnitt  Annotationen des Datenblattes oder in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste auf  Aufgabe hinzufügen. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination (Strg+I,T) verwenden. Im Abschnitt  Annotationen erscheint ein blaues Feld, beschriftet mit Kein Betreff, Keine Beschreibung und Allgemeine Aufgabe.
• Erweitern Sie die Ansicht durch Klick auf in der Titelzeile der Aufgabe oder mittels Doppelklick auf das Aufgabenfeld.
• Tragen Sie unter Betreff einen kurzen Titel für die Aufgabe ein.
• Beschreiben Sie die Aufgabe im dafür vorgesehenen Freitextfeld. Im Feld Art können Sie die Aufgabe einem vordefinierten Typ zuordnen.
• Halten Sie im Feld Status der Aufgabe den derzeitigen Bearbeitungsstand fest. Dieser wird später mit farbigen Punkten hervorgehoben. Als Angaben sind vorgesehen:
  • offen (rot),
  • in Bearbeitung (gelb),
  • erledigt (grün),
  • gestrichen (schwarz).
• Legen Sie ggf. ein Fälligkeitsdatum fest. Im Feld Zuständig können Sie aus einer Liste der in SurvNet@RKI eingerichteten lokalen Nutzerinnen und Nutzer eine für die Aufgabe zuständige Bearbeiterin oder einen zuständigen Bearbeiter wählen.
• Soll die Aufgabe übermittelt werden, setzen Sie das Häkchen öffentlich am unteren Rand des Aufgabenfeldes.
• Speichern Sie die Aufgabe über den Befehl am unteren Rand des Aufgabenfeldes oder über den Befehl  Alle speichern in der Registerkarte Allgemein, Gruppe Annotationen der Multifunktionsleiste. Altenativ verwenden Sie die Tastenkombination (Alt+Shift+S).

Aufgabe erstellen

Werden einem Datensatz mehrere Aufgaben hinzugefügt, erscheinen diese in chronologischer Reihenfolge gemeinsam mit evtl. vorhandenen Notizen (3.10.1), Kommentaren (3.10.2) und Anhängen (3.10.4).

In der Kachelansicht wird der Status einer Aufgabe durch eine farbige Markierung in der rechten unteren Ecke gekennzeichnet:

• rot (offen),
• gelb (in Bearbeitung),
• grün (erledigt),
• schwarz (gestrichen).

Farbkennzeichnung des Aufgabenstatus

Um eine Aufgabe wieder zu löschen, klicken Sie auf am unteren Rand der betreffenden Aufgabe.

Da Aufgaben, Kommentare und Anhänge zur Übermittlung freigegeben werden können, ist es wichtig zu erkennen, von wem und wann sie dem Datensatz beigefügt wurden. Beide Informationen werden (bei geöffneter Aufgabe) unterhalb der Beschreibung angezeigt.

TIPP 1 Eine Auflistung der eigenen fälligen Aufgaben und der fälligen Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die laufende Woche finden Sie in der Übersicht in den jeweiligen Registern. Aufgaben, die von anderen Eigentümern (Gesundheitsamt, Landesstelle, RKI) angelegt und transportiert wurden, zeigt das Register Aufgaben anderer Übermittlungsstellen. Die Ziffer in Klammern hinter dem Registernamen gibt die Anzahl der Aufgaben in der jeweiligen Kategorie an.

TIPP 2 Unter den Standardabfragen (siehe 4.5) gibt es verschiedene Abfragen zu eigenen offenen Aufgaben, getrennt nach Fälligkeit (heute; diese Woche; nächste Woche; in den nächsten vier Wochen).