Meldungsbearbeitung

In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Bereiche des Meldungs-Datenblattes ausführlicher erläutert. Außerdem wird beschrieben, wie Sie eingehende Meldungen prüfen, Personen und Meldende zuordnen und Meldungen einem neuen oder bereits bestehenden Fall zuordnen.

Zuordnung

Unter dem automatisch vergebenen Aktenzeichen, das auch als Bezeichnung des Registers im Meldungs-Datenblatt dient, wird die Person angezeigt, die die Meldung importiert hat. Diese Person ist zunächst als zuständige Bearbeiterin/ zuständiger Bearbeiter eingetragen. Um die Zuständigkeit zu ändern, klicken Sie auf den angezeigten Namen und wählen Sie eine andere Mitarbeiterin/ einen anderen Mitarbeiter aus.

Das Meldedatum bzw. das Diagnosedatum werden aus der elektronischen Meldung (XML-Datei) übernommen. Gleiches gilt für den Meldetatbestand. Dieser bestimmt, welcher Übermittlungskategorie der Fall zugeordnet werden muss, der aus der Meldung neu angelegt oder mit dem die Meldung verknüpft wird.

Die ID der Meldung ist eine GUID, unter der die zu einer Probe gehörenden, zeitlich versetzt eingehenden Untersuchungsergebnisse gebündelt werden. Als Meldungskennung wird der Name der importierten XML-Datei angezeigt.

Über Meldung anzeigen können Sie die elektronische Meldung in der bereits aus dem Meldungseingang bekannten Ansicht öffnen. Mit Meldung speichern können Sie die XML-Datei lokal speichern, beispielsweise um sie anschließend manuell und verschlüsselt per E-Mail an ein anderes Gesundheitsamt weiterzuleiten.

Zu einer Probe können zeitversetzt mehrere meldepflichtige Untersuchungsergebnisse vorliegen. Beispielsweise kann zunächst ein Nukleinsäurenachweis und später das Ergebnis einer Resistenztestung aus einer Kultur übermittelt werden. Daher können zu einem Fall mehrere Meldungen mit derselben ID der Meldung eingehen.

Hat die Meldung den Status „final“, kann davon ausgegangen werden, dass keine weiteren Untersuchungsergebnisse zu dieser Meldung erwartet werden.

/Informationen zum Patienten/zur Patientin

In diesem Abschnitt werden die Angaben zur betroffenen Person angezeigt, die in der elektronischen Meldung enthalten sind.

Bevor Sie aus einer Meldung einen neuen Fall anlegen oder die Meldung einem bestehenden Fall zuordnen, müssen Sie prüfen, ob die betroffene Person bereits in der lokalen Datenbank erfasst ist.

Bei Importvariante 2 und 3 (siehe Handbuchabschnitt Import einer elektronischen Meldung) versucht SurvNet, die Person automatisch anhand von Vorname, Nachname und Geburtsdatum zu identifizieren. Bei einer unvollständigen oder abweichenden Schreibweise kann die automatische Zuordnung jedoch fehlschlagen.

Typische Ursachen für eine fehlgeschlagene automatische Zuordnung sind beispielsweise:

vertauschter Vor- und Nachname, insbesondere bei ausländischen Namen,
fehlende Bestandteile eines Doppelnamens,
Zahlendreher oder andere Fehler bei der manuellen Erfassung des Geburtsdatums.

INFO Wenn die in der Meldung angegebene Person bereits in der Datenbank vorhanden ist, aber beispielsweise aufgrund einer abweichenden Schreibweise nicht automatisch erkannt wurde, prüfen Sie unbedingt, ob für diese Person bereits ein Fall mit dem entsprechenden Meldetatbestand vorhanden ist. Ist dies der Fall, aktualisieren Sie gegebenenfalls die Personenangaben, anstatt einen neuen Personendatensatz anzulegen. So vermeiden Sie, dass dieselbe Person mehrfach erfasst und dadurch ein Fallduplikat erzeugt wird.

Meldung manuell einer vorhandenen Person zuordnen

Um eine Meldung manuell mit einem bereits vorhandenen Personendatensatz zu verknüpfen:

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zuordnung Patient/in auf . Die Personen-Suche wird geöffnet. Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum aus der Meldung sind bereits als Suchkriterien eingetragen.
Starten Sie die Suche.
Wird die gesuchte Person angezeigt, markieren Sie den passenden Eintrag und bestätigen Sie mit OK. Der gefundene Personendatensatz wird geöffnet.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern, um den Datensatz zu übernehmen.
Im Feld Zuordnung Patient/in des Meldungs-Datenblattes wird nun die Verknüpfung mit dem vorhandenen Personendatensatz angezeigt.

Liefert die Suche keinen Treffer, können Sie die Suchkriterien schrittweise erweitern. Entfernen Sie beispielsweise das Geburtsdatum aus der Suche und starten Sie die Suche erneut. Bei ausländischen Namen können Sie Vor- und Familiennamen vertauschen. Bei Doppelnamen können Sie den Namenszusatz zunächst entfernen und anschließend erneut suchen.

Neue Person anlegen

Wenn auch die erweiterte Suche keinen Treffer liefert, können Sie einen neuen Personendatensatz anlegen.

Klicken Sie in der Suchmaske auf , um einen neuen Personen-Datensatz anzulegen. Es wird ein neues Datenblatt für die Personenadresse geöffnet.
Die Angaben aus der Suchmaske werden in den neuen Datensatz übernommen. Prüfen Sie daher vor dem Anlegen, ob Sie zuvor vorgenommene Änderungen an den Suchkriterien wieder rückgängig gemacht haben.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Im Feld Zuordnung Patient/in des Meldungs-Datenblattes wird anschließend die Verknüpfung zur neu angelegten Person angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen können Sie deren Adress-Datenblatt öffnen.

Wenn Sie sicher ausschließen können, dass die betroffene Person bereits in der Datenbank vorhanden ist, können Sie einen neuen Personendatensatz auch direkt über das Meldungs-Datenblatt anlegen:

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zuordnung Patient/in auf . Es wird ein Datenblatt zur Erfassung einer Personenadresse geöffnet. Die Angaben zur betroffenen Person aus der elektronischen Meldung werden übernommen.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Im Feld Zuordnung Patient/in des Meldungs-Datenblattes wird die Verknüpfung zur neu angelegten Person angezeigt.

Informationen zum Meldenden

Damit der Melder in der Liste der Meldungen eines Falles angezeigt und später ausgewertet werden kann, muss die Meldung dem entsprechenden Einrichtungsdatensatz des Melders zugeordnet werden.

Nur wenn die meldende Einrichtung bei allen eingehenden Meldungen korrekt erfasst ist, kann beispielsweise ausgewertet werden, wie viele Meldungen von einem bestimmten Melder eingegangen und bearbeitet wurden.

Die Zuordnung erfolgt automatisch anhand der Einrichtungskennung. Dabei kann es sich beispielsweise um die DEMIS-Meldernummer bzw. Teilnehmernummer oder die BSNR handeln.

Ist keine entsprechende Kennung in der Meldung vorhanden oder fehlt sie im bereits vorhandenen Einrichtungsdatensatz, müssen Sie die Einrichtung über ihren Namen suchen.

Vorhandenen Melder zuordnen

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zuordnung Melder auf . Die Einrichtungssuche wird geöffnet. Der Name des Labors bzw. der Arztpraxis aus der Meldung ist bereits als Suchtext eingetragen.
Starten Sie die Suche.
Markieren Sie den passenden Eintrag im Suchergebnis und bestätigen Sie mit OK.
Im Feld Zuordnung Melder des Meldungs-Datenblattes wird die Verknüpfung mit dem meldenden Labor bzw. der meldenden Einrichtung angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen können Sie das zugehörige Adress-Datenblatt öffnen.

Neuen Melder anlegen

Wenn die Suche keinen passenden Eintrag liefert, können Sie einen neuen Einrichtungsdatensatz anlegen:

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zuordnung Melder auf . Es wird ein Datenblatt zur Erfassung einer Einrichtungsadresse geöffnet. Die Angaben aus der elektronischen Meldung werden übernommen. Als Einrichtungstyp wird „meldendes Labor“ eingetragen.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Im Feld Zuordnung Melder des Meldungs-Datenblattes wird anschließend die Verknüpfung mit dem neu angelegten meldenden Labor angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen können Sie das zugehörige Adress-Datenblatt öffnen.

Informationen zum Einsender

In diesem Abschnitt können Sie den Auftraggeber der Untersuchung, meist den behandelnden Arzt, bzw. das mit der Untersuchung beauftragte Labor erfassen und mit der Meldung verknüpfen. Dadurch kann der Einsender später in der Liste der Meldungen zum Fall angezeigt werden.

Vorhandenen Einsender zuordnen

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Adresse des/der Einsenders/-in auf . Die Einrichtungssuche wird geöffnet. Der Name des Einsenders aus der Meldung ist bereits als Suchtext eingetragen.
Starten Sie die Suche.
Markieren Sie den passenden Eintrag im Suchergebnis und bestätigen Sie mit OK.
Im Feld Adresse des/der Einsenders/-in des Meldungs-Datenblattes wird die Verknüpfung zum Einsender angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen können Sie dessen Adress-Datenblatt öffnen.

Neuen Einsender anlegen

Wenn die Suche keinen passenden Eintrag liefert:

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Adresse des/der Einsenders/-in auf . Es wird ein Datenblatt zur Erfassung einer Einrichtungsadresse geöffnet. Die Angaben aus der elektronischen Meldung werden übernommen. Als Einrichtungstyp wird „Med. Behandlungseinrichtung“ eingetragen.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Speichern.
Im Feld Adresse des/der Einsenders/-in des Meldungs-Datenblattes wird anschließend die Verknüpfung mit dem neu angelegten Einsender angezeigt.

Fall zur Meldung

In diesem Abschnitt wird festgelegt, ob aus der Meldung ein neuer Fall angelegt oder die Meldung einem bereits vorhandenen Fall zugeordnet wird.

Im Feld Verwandte Meldungen können bereits verarbeitete Meldungen angezeigt werden, die der aktuellen Meldung vorausgegangen sind.

Wurde aufgrund einer vorherigen Meldung bereits ein Fall angelegt, müssen Sie die aktuelle Meldung diesem bestehenden Fall über Zuordnen zu einem Fall zuordnen. Dadurch werden die ergänzenden Informationen aus der aktuellen Meldung in den bestehenden Fall übernommen.

Meldungsdetails

In diesem Abschnitt werden bei Erregernachweismeldungen unter anderem der nachgewiesene Erreger, die eingesetzten Nachweismethoden und das Untersuchungsergebnis angezeigt.

Erzeugen eines Falles aus dem Meldungsdatensatz

Bevor Sie aus einer Meldung einen neuen Fall anlegen, prüfen Sie zunächst, ob für die betroffene Person bereits ein aktueller Fall der entsprechenden Übermittlungskategorie vorhanden ist. So vermeiden Sie doppelte Falldatensätze.

Vorhandenen Fall prüfen

Klicken Sie im Meldungs-Datenblatt auf die Verknüpfung im Feld Zuordnung Patient/in. Das Personen-Datenblatt der verknüpften Person wird geöffnet.
Suchen Sie im Abschnitt Verknüpfungen nach einem Eintrag vom Typ Patient/in.
Prüfen Sie, ob dessen Übermittlungskategorie zum Meldetatbestand der aktuellen Meldung passt.
Notieren Sie gegebenenfalls das Aktenzeichen des Falles.

Wenn kein passender Fall vorhanden ist, können Sie einen neuen Fall anlegen. Stellen Sie zuvor sicher, dass die Person tatsächlich noch nicht in der Datenbank vorhanden ist oder dass für sie noch kein passender Fall angelegt wurde, den die aktuelle Meldung ergänzt.

Neuen Fall anlegen

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zugehörigkeit zum Fall auf Meldung einem neuen Fall zuordnen. Es öffnet sich das Dialogfenster Auswahl mit der zur Meldung passenden Datensatzkategorie.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Es wird ein neues Fall-Datenblatt geöffnet. Die Angaben aus der elektronischen Meldung werden automatisch übernommen.
Prüfen Sie die übernommenen Angaben und klicken Sie auf Speichern.

Ergänzung eines bereits vorhandenen Falles

Wenn bereits ein passender Fall für die betroffene Person vorhanden ist, ordnen Sie die elektronische Meldung diesem Fall zu.

Klicken Sie am rechten Rand des Feldes Zugehörigkeit zum Fall auf Meldung einem vorhandenen Fall zuordnen. Die Fall-Suche wird geöffnet.
Wenn Ihnen das Aktenzeichen des Falles bekannt ist:
- Geben Sie das Aktenzeichen im Feld Suchtext ein.
- Aktivieren Sie unter Suche nach die Option Aktenzeichen.
Alternativ können Sie nach dem Namen der Patientin bzw. des Patienten suchen:
- Geben Sie den Namen im Feld Suchtext ein.
- Aktivieren Sie unter Suche nach die Option Patient/in.
- Starten Sie die Suche.
Markieren Sie den passenden Fall und bestätigen Sie mit OK.

Das Datenblatt des bestehenden Falles wird geöffnet. Im Abschnitt Zuordnung ist die elektronische Meldung nun in der Liste der Meldungen eingetragen. Durch einen Doppelklick auf den Eintrag können Sie das zugehörige Meldungs-Datenblatt öffnen.

INFO Durch sogenanntes Mapping werden die in der elektronischen Meldung enthaltenen LOINC- und SNOMED-Codes in die entsprechenden Inhalte des Fall-Datenblattes übersetzt. Prüfen Sie deshalb immer, ob die übernommenen Angaben vollständig und korrekt sind – sowohl bei einem neu angelegten als auch bei einem ergänzten Fall.