Anschreiben erstellen

Mit einem Anschreiben können Sie einen Adressaten (z. B. Patienten, Melder, Einrichtung) über einen Sachverhalt infor­mieren oder um Auskunft bitten. Hierfür wird eine Anschreiben-Vorlage verwendet, die beim Erstellen automatisch mit Informationen aus der SurvNet@RKI-Datenbank (z. B. zu einem Fall, einer Person, einer Einrichtung) ergänzt wird.

Mit jedem Update werden im Installationsverzeichnis unter Resources und Anschreiben eine Reihe von Vorlagen bereitgestellt, die Sie für Ihre Zwecke anpassen können. Speichern Sie diese und alle von Ihnen selbst erstellten Anschreiben-Vorlagen in einem von Ihnen festgelegten Ordner. Dieser Ordner muss in den SurvNet-Optionen als Speicherort für die Generierung hinterlegt sein, damit SurvNet@RKI auf die Vorlagen zugreifen kann. Sie können den Anschreiben-Ordner mithilfe von Unterordnern thematisch strukturieren. Die Ordnerstruktur wird auch bei der Auswahl der Anschreiben in SurvNet@RKI angezeigt.

INFO Um nach einem Update die neueste Version der RKI-Vorlagen verwenden zu können, kopieren Sie die aktualisierten Vorlagen-Dateien aus dem Installationsverzeichnis in den von Ihnen festgelegten Vorlagen-Ordner.

Anschreiben-Template öffnen

Das Anschreiben-Template enthält auf mehr als 100 Seiten eine Auflistung (Grundauswahl) der wichtigsten SurvNet-Felder zur Bearbeiterin/ zum Bearbeiter, Übermittlungsstelle, Fall, Ausbruch, Person, Einrichtung, Datensatzsammlung und Kontaktpersonenvorgang.

Um das Anschreiben-Template zu öffnen, klicken Sie auf mail_attachment Anschreibentemplate in der Registerkarte Adresse der Multifunktionsleiste.

Die einzelnen Felder sind im Template durch die Anführungszeichen « » gekennzeichnet und werden als solche sichtbar, wenn in die entsprechende Textstelle geklickt wird:

Beispiel: «Editor.Name» für Name der Bearbeiterin/ des Bearbeiters.

Die dahinter liegende Feldfunktion können Sie sichtbar machen, indem Sie nach Rechtsklick auf das Feld den Eintrag Edit Field… im Kontextmenü auswählen:

Abbildung 1: Feld-Menü zur Ansicht/Bearbeitung von Feldfunktionen

TIPP Falls es Ihnen schwer fällt, die geünschten Felder anhand ihrer Bezeichnung im Template zu identifizieren, erstellen Sie zu einem möglichst vollständig ausgefüllten Fall, einer Adresse ein Anschreiben mit der Vorlage Beispielanschreiben-Template. Die im SurvNet-Datenblatt hinterlegten Inhalte werden dabei an den entsprechenden Stellen im Anschreiben angezeigt. So können Sie leichter erkennen, welches Feld im Template welcher Information aus SurvNet@RKI entspricht.

Anschreiben-Vorlage anpassen

Mithilfe des Anschreiben-Templates können Sie eigene Anschreiben-Vorlagen erstellen und mit Feldern aus SurvNet@RKI versehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie ein bereits vorhandenes Anschreiben, das Sie als Vorlage verwenden möchten.
  2. Bearbeiten Sie den Text des Anschreibens nach Ihren Wünschen.
  3. Fügen Sie anschließend die Felder ein, deren Inhalte beim Erstellen eines Anschreibens aus SurvNet@RKI automatisch übernommen werden sollen.
  4. Kopieren Sie dazu das gewünschte Feld aus dem Anschreiben-Template. Markieren Sie vor dem Kopieren das vollständige Feld, einschließlich der beiden Anführungszeichen « ». Das Anklicken des Feldes hebt dieses lediglich hervor, markiert es jedoch nicht.
  5. Fügen Sie das kopierte Feld an der gewünschten Stelle in den Text Ihrer neuen Vorlagendatei ein.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, bis Ihre Anschreiben-Vorlage alle Felder enthält, deren Inhalte automatisch aus der SurvNet-Datenbank übernommen werden sollen.
  7. Speichern Sie die Vorlage unter einem möglichst aussagekräftigen und selbsterklärenden Namen, z. B. Briefkopfvorlage.docx. Verwenden Sie hierfür den in den SurvNet-Optionen festgelegten Ordner für Anschreiben-Vorlagen.

INFO

INFO Beachten Sie, dass Änderungen an der Bezeichnung eines Feldes im Vorlagentext weder den Feldnamen noch die dahinterliegende Feldfunktion verändern.

Anschreiben erstellen

Nachdem Ihre Anschreiben-Vorlage mit allen benötigten Texten und Feldern versehen und formatiert ist, kann sie nun zur Generierung eines Anschreibens verwendet werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie einen Fall, einen Ausbruch, eine Personen- oder Einrichtungsadresse oder ein anderes Datenblatt mit Verbindung zu Daten, die im Anschreiben auftauchen sollen.
  • In der Registerkarte Adresse der Multifunktionsleiste wählen Sie den Befehl image245 Anschreiben. Es erscheint eine Liste aller verfügbaren Vorlagen im festgelegten Ordner.
  • Wählen Sie die gewünschte Anschreiben-Vorlage aus.
  • Geben Sie an, ob eine bearbeitbare Word-Datei, oder ein PDF erzeugt werden soll.

INFO Achten Sie darauf, dass die ausgewählte Vorlagen-Datei nicht geöffnet ist. Andernfalls kann sie nicht zur Erstellung des Anschreibens verwendet werden. Anschließend wird ein Anschreiben im Format .docx oder .pdf erstellt. Die in der Vorlage enthaltenen Felder werden dabei automatisch mit den zum jeweiligen Fall, Ausbruch, zur Person etc. gehörenden Daten ausgefüllt.

Das Anschreiben wird im entsprechenden Fall, Ausbruch oder einem anderen Datenblatt im Abschnitt Annotationen gespeichert. Der Anhang lässt sich durch Doppelklick öffnen. Vom geöffneten Anhang aus kann das Anschreiben durch den Befehl image134 geöffnet werden.

INFO 1 Der Dateiname des Anschreibens wird automatisch generiert nach dem Muster: Document_[Meldelandkreis].[DocumentNrfortlaufend] und sollte niemals verändert werden, da sonst der Bezug zum Anhang verloren geht.

INFO 2 Für die Erstellung eines Anschreibens als PDF-Datei muss Microsoft Word installiert sein, da für die Generierung die Exportfunktion von Microsoft Word verwendet wird. Wenn Sie ein anderes Textverarbeitungsprogramm verwenden, müssen Sie das Anschreiben anschließend selbst in das PDF-Format konvertieren.

Für Personen, die in einem Kontaktpersonenvorgang zusammengefasst sind, können Anschreiben wahlweise als ein gemeinsames Dokument oder als separates Dokument für jede Kontaktperson erstellt werden.