Serienbrief erzeugen
Wenn Sie ein vorgefertigtes Schreiben an mehrere Einrichtungen oder Personen versenden möchten, deren Adressen bereits im Datenbestand vorhanden sind, können Sie einen Serienbrief erzeugen.
##Serienbrief erstellen
- Erstellen Sie eine Abfrage nach Einrichtungsadressen oder Personenadressen im Listenmodus. Öffnen Sie dazu das Startmenü und wählen Sie Abfrage aus. Alle Informationen zum Durchführen einer Abfrage finden Sie im Handbuchabschnitt Abfragen.
- Formulieren Sie die Einschränkungen der Abfrage so, dass die Ergebnisliste alle gewünschten Adressaten und benötigten Felder enthält.
- Wählen Sie in der Registerkarte Adresse, Gruppe Adresse bzw. in der Registerkarte Abfrage, Gruppe Ergebnis der Multifunktionsleiste den Befehl
Serienbrief erzeugen. Alternativ können Sie die Tastenkombination Strg+C, D verwenden.
##Wenn noch keine Vorlage vorhanden ist
Sofern noch keine Vorlage für den Serienbrief vorhanden ist, muss diese zunächst vor dem Erzeugen des Serienbriefs erstellt werden:
- Geben Sie im Fenster Serienbrief, das sich nach Auswahl des Befehls Serienbrief erzeugen öffnet, den Namen und Speicherort für die neue Vorlage an und speichern Sie Ihre Angaben. Es werden zwei Dateien angelegt:
- eine vorformatierte Word-Vorlage (*.dotx)
- eine zugehörige Datenquelle (*.dotx.csv) mit den aus der Abfrage exportierten Adressinformationen
- Öffnen Sie die Vorlage anschließend in Word über Datei und Öffnen oder über den Windows-Explorer per Doppelklick. Es erscheint ein Hinweis, dass die Daten aus der Datenquelle (*.dotx.csv) geladen werden.
- Bestätigen Sie den Hinweis mit OK. Die Datenquelle wird nun für das Dokument lesbar gemacht. Anschließend wird die Vorlage mit den eingefügten Seriendruckfeldern angezeigt. Diese werden im Adressblock und in der Anrede durch doppelte spitze Klammern («…») gekennzeichnet.
- Passen Sie Inhalt und Layout der Vorlage nach Ihren Vorstellungen an.
- Speichern Sie die überarbeitete Datei erneut als Word-Vorlage (*.dotx).
- Schließen Sie den Seriendruck wie im Abschnitt Serienbrief erstellen beschrieben ab. Vor dem Ausdruck können Sie einzelne Briefe individuell bearbeiten.
- Speichern Sie die fertige Serienbrief-Datei zur Dokumentation als Word-Dokument (*.docx).
TIPP 1 Um weitere Vorlagen zu erzeugen, bearbeiten Sie den Text der erstmalig erstellten Dokumentvorlage und speichern Sie die modifizierte Vorlage unter einem neuen Namen.
TIPP 2 Um die Empfängerliste für den Serienbrief zu bearbeiten, verwenden Sie am besten den Serienbrief-Assistenten von Microsoft Word.
##Wenn bereits eine Vorlage vorhanden ist
Sofern bereits eine Vorlage für das Anschreiben vorhanden ist:
- Wählen Sie im Fenster Serienbrief die gewünschte Dokumentvorlage aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Die zur Vorlage gehörende Datenquelle (*.dotx.csv) wird mit den Adressinformationen der durch die Abfrage ausgewählten Empfänger aktualisiert. Die Vorlage-Datei (*.dotx) selbst wird dabei nicht überschrieben.
- Öffnen Sie die Dokumentvorlage aus dem entsprechenden Verzeichnis per Doppelklick. Auf Grundlage der Vorlage und der aktualisierten Datenquelle wird die Serienbrief-Datei (*.docx) mit den ausgewählten Adressen erstellt.
- Schließen Sie den Seriendruck wie im Abschnitt Serienbrief erstellen ab.
- Vor dem Ausdruck können Sie einzelne Briefe individuell bearbeiten.
- Speichern Sie die fertige Serienbrief-Datei zur Dokumentation als Word-Dokument (*.docx).
INFO Mit Klick auf “Vorschau” im Word-Dokument können die fertigen Serienbriefe eingesehen werden.